Volt már olyan beszerzési tárgyalás, ahol nem Te uraltad a helyzetet?

Írta: Duma László

Múltkor összegyűjtöttem mivel töltöm az időm nagy részét: telefonálok és tárgyalok. Úgy napi 4-5 órát. És mivel a telefonálás is legtöbbször tárgyalás, ezért mondhatom, hogy vezetőként az életem nagy része tárgyalás!

A logisztikán belül a tárgyalások jelentősége leginkább a beszerzésnél kerül elő. Bár legtöbbször önálló terület, a logisztikával foglalkozók mégsem kerülhetik meg ezt a kérdést.

A beszerzési tárgyalások célja, hogy az Általad képviselt vállalat számára a legkedvezőbb árakkal és feltételekkel jöjjön létre a megállapodás. Ez az írás abban nyújt segítséget, hogyan érdemes felkészülni egy ilyen tárgyalásra, melyek azok a tárgyalástechnikai sajátosságok és trükkök, amelyeket a siker érdekében érdemes kihasználnod.

Érdemes tisztában lenned azzal, mekkora is a tétje egy ilyen tárgyalásnak. Gyakorlatilag 1-2 óra alatt hosszabb időre meghatározod a céged egyik területének működését, annak jóságát és költségeit. Ez nem játék! Ezért vedd komolyan és készülj fel rá!

Az ártárgyalások előkészítése és tervezése során a következő 8 pontra kell hangsúlyt fektetned:

  1. Egyeztesd előre a tárgyalás témaköreit! Az üzleti életben ez szinte kötelező, ha nem teszed, nem vesznek komolyan. Nagyon fontos, hogy kérd ki a partnered reakcióját az általad felállított témakörökre vonatkozóan, hogy mindketten tisztán lássátok egymás preferenciáit. Ha Te kezdeményezed a témakörök egyeztetését, moderátora leszel a tárgyalásnak, ami az erőviszonyok kialakulásában még jól jöhet.

  2. Lásd tisztán az erőviszonyokat! Jártál már úgy, hogy a tárgyalópartnereid többen voltak vagy jobban felkészültek? Esetleg az egyik félnek valamilyen okból kifolyólag rendkívül fontos volt a megállapodás? Na, ezt értem erőviszonyok alatt. A tárgyalás során ez folyamatosan változhat: kísérd figyelemmel és mindig tudd, hogy éppen "ki van felül".

  3. Készítsd elő korábbi együttműködési időszakok gazdasági és teljesítési statisztikáit! Ez a tárgyalás során fegyver a kezedben! Ahhoz, hogy használni tudd, vidd magaddal – különben úgy jársz, mint a katona a golyózáporban, aki otthon felejtette a fegyverét.

  4. Dolgozz ki stratégiát az eltérések kezelésére, várható reakciókra! Bizony, ezeket előre át kell gondolni. Gondolkodj, készíts forgatókönyveket! Persze, nem Te vagy a rendező, a forgatókönyveid nagy része valószínűleg nem teljesül, de hálás leszel, mert kész válaszaid, kimunkált reakcióid lesznek meghökkentő szituációkban.

  5. Határozz meg alkutartományokat tárgyalási témakörönként! Ez nagyon fontos! Ha ez megvan, mindig tudod, hogy jó irányba tartotok-e. Nem otthon fogsz rádöbbenni, hogy előnytelen alkut kötöttél, hanem még helyben a tárgyaláson kezelheted a rossz irányt.

  6. Tervezz előzetesen áron kívüli egyéb kondíciókat is (a nem számszerűsíthető engedmények figyelembevételével)! Te mit ajánlasz, és Neked mit ajánlhatnak? Soha ne csak az árban gondolkozz!

  7. Légy empatikus! Bármilyen jól előkészülhetsz, de ha nem sikerül a partnerben a sikeres üzletkötés érzését kelteni, kútba esik az üzlet. Figyelj oda ezért az ő elégedettségére is!

  8. Készíts ellenőrző listát! Az előkészítés során figyelembeveendő fenti szempontokat, mint sorvezetőt használd a felkészülésnél és a tárgyaláson is – hogy a fenti pontok mindegyikét kipipálhasd!

Hátra van még a lebonyolítás. Ezt rád bízom. Ha alaposan felkészülsz, biztos vagyok benne, nagy meglepetés nem fog érni.

Azonban itt még nincs vége. Ugyanis, ahány tárgyalás, annyi helyzet és minden helyzetből érdemes valamit tanulni. Ezért fogadd meg, hogy minden tárgyalás végén értékelj!

  • Elemezd a partnered taktikáját és a sajátodét is, állapíts meg 3 dolgot, amit legközelebb is így tennél és 3 olyat, amit legközelebb másként csinálnál! Ha teheted, ne tárgyalj egyedül, ketten menjetek, hogy egyikőtök tudjon koncentrálni a tanulságokra is.

  • Valljátok be őszintén magatoknak, miben hibáztatok, ismerjétek fel a tárgyalás során elkövetett hibákat. Ebben is segít, ha ketten vagytok, kívülről jobban észlelhetők a hibák.

  • És végül az egész értékelés annyit ér, amennyit használni fogsz belőle, tehát az értékeléseket használd fel a következő beszerzési tárgyalásnál, illetve annak már az előkészítésénél is.

A sikeres tárgyalás után nincs más hátra, mint megegyezni a partnerrel. Ha megegyeztek, akkor szerződés is lesz belőle, ugye? Itt még résen kell lenni, ezért nem is hagyom ki, hogy néhány jó tanácsot még megosszak Veled. Ne feledd azt a bölcsességet, hogy a jó kerítések jó szomszédokat eredményeznek:

  • A jogászok által átnézett szerződésformákat, mintaszerződéseket használj – sokat egyszerűsítenek az életeden, és bennük vannak azok a kötelező, bejáratott elemek, amelyek a legalapvetőbb jogi hibáktól megvédenek.

  • Nagy odafigyeléssel kezeld a szerződésben kötelezően rögzített elemeket: biztosítékok, garanciák, jótállás, engedmények, a szerződéstől való elállás, szankciók, jóváírás, utólagos elszámolás, árdifferenciálás kérdéskörei, szerződést biztosító mellékkötelezettségek.

  • A szerződében a hibás teljesítést egyértelműen szabályozzátok!

  • A beszállítói teljesítés kontrollálására Bonus-Malus rendszert használj (pl.: hibás, sérült szállítás; késedelmes teljesítés alapján)! Itt nagyon fontos, hogy milyen mutatókat, kontroll pontokat építetek be.

  • Kivételes, vitás helyzeteket kezeljétek, használjatok záradékokat – ez a szállítód érdeke is.

És a legvégén mindig nézesd át a vállalati jogásszal is, több szem többet lát alapon, meg hátha kifelejtettél valamit.

Sikeres beszerzést!

Tetszett ez az írás? Ha még több ilyet szeretnél olvasni, jelentkezz ingyenes online tréningünkre, a Logisztikai Cégdiétára!

Ha még szeretnél olvasgatni, mielőtt feliratkozol, nézd meg a többi tipptanulmányt!